Vai trò:
Design Leadership
Nền tảng:
Web Application (SaaS)
Quy mô nhóm:
1 SM, 1 PO, 1 BA, 6 engineers
Thời gian dự án:
3 năm +
Hệ thống BackOffice là một nơi an toàn để quản lý các hoạt động phức tạp như tồn kho nhiều đơn vị và cấu hình sản phẩm chi tiết.
Hệ thống quản lý dành cho chủ doanh nghiệp dễ dàng hợp lý hóa toàn bộ việc quản lý cửa hàng của họ trong khi vẫn bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và thông tin khách hàng.
Tổng quan dự án
Hệ thống Back-Office (BO) để vận hành doanh nghiệp, được thiết kế để thay thế toàn bộ quy trình quản lý thủ công, rời rạc của nhà hàng.
Hệ thống sẽ cung cấp giải pháp để
- Quản lý sản phẩm
- Quản lý Menu
- Quản lý kho
- Đơn nhập hàng
- Quản lý đơn hàng
- Đặt bàn & Sự kiện
- CRM
- Quản lý Campaign
- Quản lý thanh toán
- Đa nhà hàng/chuỗi
Vai trò & phạm vi
Với tư cách là Product Designer độc lập - tui được toàn quyền quyết định hướng thiết kế, dẫn dắt và xác định giải pháp cho toàn bộ hệ thống.
Tui cần tìm hiểu các điểm yếu, chức năng cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng bán hàng và việc quản lý các nhà hàng, để tăng chuyển đổi và số hóa nghiệp vụ rườm rà, giúp quản lý chống thất thoát, tối ưu chi phí và quy trình.
Khả năng mở rộng hệ thống
Không giới hạn
Đồng bộ đa chi nhánh và đa kho hàng.
Tốc độ thiết lập
2
x
Triển khai nhanh hơn cho chi nhánh hoặc thực đơn mới
Tối ưu hóa quy trình làm việc
30
%
Tăng hiệu quả công việc quản lý hàng ngày.
Bối cảnh & vấn đề
Sản phẩm là gì?
Back-Office là hệ thống quản lý vận hành dành cho chủ nhà hàng và nhân viên nội bộ — một nơi tập trung để quản lý tồn kho nhiều đơn vị, cấu hình sản phẩm chi tiết, và toàn bộ hoạt động kinh doanh của nhà hàng/chuỗi nhà hàng.
Doanh nghiệp cần gì?
- Thay thế các quy trình quản lý thủ công, rời rạc trước đó.
- Mục tiêu là số hóa nghiệp vụ rườm rà, giúp chủ nhà hàng chống thất thoát, tối ưu chi phí và quy trình vận hành, đồng thời vẫn bảo vệ được dữ liệu nhạy cảm và thông tin khách hàng.
Người dùng đang gặp khó khăn gì
- Trước khi có đủ tính năng, nhân viên các vị trí khác nhau phải chờ đợi xác nhận thông tin qua lại giữa nhiều bộ phận mới xử lý xong một việc — quy trình bị phân mảnh, không có nơi tập trung.
Câu hỏi thiết kế
- "Làm sao để chủ nhà hàng và nhân viên có thể quản lý toàn bộ vận hành — kho, đơn hàng, khách hàng, thanh toán — trên một hệ thống tập trung, mà không phải xử lý thủ công, rời rạc, hay chờ xác nhận chéo qua nhiều bộ phận?"
Tổng quan hệ thống — Các module
Là gì
Giải quyết gì cho user
Quản lý sản phẩm
Nhập và quản lý thông tin chi tiết của từng sản phẩm
Giảm thời gian thêm sản phẩm mới, dễ chỉnh sửa/quản lý thông tin sản phẩm
Quản lý Menu
Xây dựng và cập nhật thực đơn nhà hàng
Quản lý menu, xử lý linh hoạt các tuỳ chọn món hoặc thiết lập các combo món ăn
Quản lý kho
Theo dõi tồn kho nhiều đơn vị, tỷ lệ hao hụt và thất thoát
Đảm bảo tình trạng hàng hóa luôn sẵn sàng phục vụ khách, kiểm soát thất thoát
Đơn nhập hàng
Xử lý đơn nhập nguyên vật liệu từ nhà cung cấp
Nhập hàng nhanh chóng, hỗ trợ tối ưu giá và chuỗi cung ứng
Quản lý đơn hàng
Theo dõi đơn hàng theo thời gian thực
Nhân viên/quản lý nắm tình trạng đơn hàng ngay tại thời điểm phát sinh
Đặt bàn & Sự kiện
Quản lý đơn đặt bàn, kèm hệ thống quản lý sự kiện/tiệc
Nhân viên biết trước khi nào nhà hàng có lượng khách lớn để chuẩn bị
CRM
Quản lý thông tin khách hàng và danh sách công ty
Bảo mật thông tin nhạy cảm của khách hàng
Quản lý Campaign
Tạo và quản lý các chương trình khuyến mãi
Kiểm soát và tối ưu trải nghiệm thiết lập khuyến mãi
Quản lý thanh toán
Tích hợp với bên thanh toán thứ ba, theo dõi các danh sách giao dịch
Bảo mật thông tin thanh toán của khách hàng, minh bạch giao dịch
Đa nhà hàng/chuỗi
Quản lý danh sách nhiều nhà hàng dưới một merchant
Chủ chuỗi quản lý tập trung nhiều cửa hàng cùng lúc, không cần tách hệ thống riêng
Kết quả & Phản hồi
Định tính (qualitative)
Sau khi có đầy đủ các tính năng, nhân viên phản hồi rằng mỗi tính năng giúp giải quyết công việc nhanh hơn — không còn phải chờ đợi nhiều nhóm vị trí khác nhau đi xác nhận thông tin như trước.
